Teori Surat-Menyurat, Fungsi Surat dan Jenis-Jenis Surat

 Teori Surat-Menyurat, Fungsi Surat dan Jenis-Jenis Surat

Ilustrasi

PENGERTIAN SURAT

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat adalah kertas sebagai data atau keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan.

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Menurut Djoko Purwanto, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis.

Menurut O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin dalam bukunya ”Surat Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu.

Menurut Dra. Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan bahwa surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu.

Dapat disimpulkan bahwa surat adalah sebuah media berupa kertas yang berisikan sejumlah informasi, pesan, maupun tanggapan yang sesuai dengan maksud dan tujuan dari penulis surat yang disampaikan kepada pihak lain.

Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat: 

• Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas/lebih. 
• Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan.
• Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan kelompok dengan seseorang yang berjauhan.
• Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat.
• Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari perusahaan/kantor yang bersangkutan.

KORESPONDENSI

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Korespondensi di dalam suatu kantor, instansi maupun organisasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

• Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
• Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan atara kantor pusat dengan kantor cabang atau bagian-bagian lainnya.

KRITERIA SURAT

• Dikemas dalam bentuk yang menarik;
• Bahasanya mudah dimengerti dan dipahami;
• Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele).

FUNGSI SURAT

Fungsi utama sebuah surat adalah sebagai sarana berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah. Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian berita melalui surat lebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau diteliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang dituju.

Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan.

Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. 

Fungsi-fungsi surat yaitu:

• Sebagai media komunikasi;
• Sebagai bukti tertulis;
• Sebagai alat pengingat;
• Sebagai bukti historis;
• Sebagai pedoman kerja;
• Sebagai duta organisasi.

Dari uraian diatas dapat diketahui beberapa fungsi surat antara lain: 

• Sebagai bukti tertulis karena surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis yang dapat dijadikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
• Sebagai wakil lembaga atau pribadi dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
• Sebagai pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan
• Sebagai catatan/dokumentasi historis dan bahan pengingat seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya. 

BENTUK PENULISAN SURAT

• Bentuk lurus penuh (full block style);
• Bentuk lurus (block style);
• Bentuk setengah lurus (semi block style);
• Bentuk indented;
• Bentuk official;
• Bentuk paragraf menggantung.

JENIS-JENIS SURAT

Surat menyurat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya baik dilihat dari sisi dan tujuan maupun wujud dan sifatnya, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi misalnya:

Menurut Wujudnya

• Kartu Pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan dan biasanya berukuran 10 x 15cm.
• Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat manjadi amplop. Surat ini berguna untuk menyampaikan berita yang sedikit panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.
• Surat Bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah dan untuk mengirimkannya kita menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut kedalamnya.
• Memorandum & Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antara pejabat kantor.
• Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat.

Menurut Tujuannya

• Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.
• Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.
• Surat Permintaan adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau badan usaha yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.
• Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan karyawan/pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah.
• Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada seseorang baik secara pribadi maupun ikatan dinas.
• Surat Susulan merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama atau ada suatu perubahan didalam surat tersebut.
• Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.
• Surat Laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain.
• Surat Perjanjian adalah surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan diantara mereka. 
• Surat Penawaran adalah surat jual yang tidak hanya dikirimkan kepada calon pembeli yang telah mengirimkan surat permintaan penawaran tetapi juga kepada calon pembeli lainnya yang tidak mengirimkan surat permintaan penawaran.

Menurut Sifat Isi dan Asalnya

• Surat pribadi adalah surat yang berisi hubungan pribadi antara seseorang dengan orang lain.
• Surat resmi atau surat dinas atau biasa disebut dengan naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang bibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di instansi pemerinta dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. Biasanya jenis surat ini isinya menyangkut segi-segi kedinasan, baik yang dibuat oleh instansi atau organisasi umum.
• Surat niaga adalah korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan atau niaga atau bisnis. Menurut Lammudin Finoza, surat niaga adalah sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis. Dan menurut Ramelan, surat niaga adalah surat yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual).

Menurut Jumlah Penerima

• Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada  satu orang atau satu petugas lembaga. 
• Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat.
• Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu persatu.

Menurut Keamanan Isinya

• Surat Sangat Rahasia adalah surat yang karena isi dan alamat yang dituju, kerahasiannya harus dijaga ekstra ketat, jangan sampai ada orang lain mengetahuinya.
• Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh orang-orang diluar pihak-pihak yang saling berkontak surat / pihak-pihak yang berkepentingan. 
• Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.

Menurut Jangkauannya

• Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam kantor/instansi itu sendiri yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.
• Surat Ekstern adalah surat yang berasal dari luar kantor/perusahaan, misalnya surat yang masuk melalui pos.

SURAT RESMI / SURAT DINAS / NASKAH DINAS

Surat resmi atau surat dinas atau naskah dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, mudah dipahami dan harus menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya.

Fungsi surat resmi atau surat dinas atau naskah dinas:

• Sebagai dokumen tertulis dan bukti hitam di atas putih.
• Sebagai alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan.
• Sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan perkembangan suatu instansi.
• Sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat resmi atau surat dinas atau naskah dinas:

• Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan.
• Memakai bentuk surat yang standar.
• Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.
• Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.

 

Bagian-bagian surat resmi atau surat dinas atau naskah dinas dibagi menjadi:

1. Kepala surat (kop surat)
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Tanggal surat
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama jelas pengirim
12. Jabatan
13. Tembusan

SURAT PRIBADI

Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama.

Surat pribadi dibagi menjadi:

• Surat pribadi resmi
• Surat pribadi tidak resmi

Bagian-bagian surat pribadi dibagi menjadi:

1. Perihal
2. Lampiran
3. Tanggal surat
4. Alamat yang dituju
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Tanda tangan
9. Nama jelas pengirim

SURAT NIAGA

Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.

Surat niaga terdiri dari :

• Surat jual beli
• Kuitansi
• Perdagangan

Surat niaga dibagi menjadi :

• Surat niaga intern
• Surat niaga ekstern

Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan:

Permintaan penawaran, yaitu surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga, diskon, pembayaran, dll.

Surat niaga terdiri dari:

• Surat Perkenalan;
• Surat Permintaan;
• Surat Penawaran (offerte), yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli;
• Surat Pesanan (order), yaitu surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barang-barang;
• Surat Tuntutan;
• Surat Tagihan;
• Dokumen Niaga.